Tag: ASROT

Cara Mengubah Data Registrasi Obat Tradisional yang Sudah Terdaftar – Produk obat tradisional yang sudah memiliki izin edar bukan berarti datanya tidak boleh diubah. Dalam perjalanan bisnis, perusahaan dapat mengalami perubahan nama badan usaha, alamat, produsen, kemasan, penandaan, formula, hingga informasi teknis produk. Perubahan tersebut perlu ditangani melalui mekanisme yang sesuai agar data produk tetap konsisten dengan persetujuan BPOM.

BPOM menjelaskan bahwa registrasi variasi merupakan registrasi untuk perubahan data administratif dan/atau teknis pada produk yang telah memperoleh izin edar. Secara umum, variasi dapat berupa variasi minor dengan notifikasi, variasi minor dengan persetujuan, atau variasi mayor, tergantung jenis perubahan dan dampaknya terhadap produk.

Bagi pelaku usaha, memahami cara mengubah data registrasi obat tradisional penting agar perubahan tidak dilakukan secara informal atau hanya mengganti informasi pada kemasan. Data yang telah disetujui perlu disesuaikan melalui prosedur registrasi variasi yang tepat.

Apa Itu Perubahan Data Registrasi Obat Tradisional?

Perubahan data registrasi obat tradisional adalah proses pengajuan perubahan terhadap data administrasi dan/atau teknis produk yang sebelumnya telah mendapatkan izin edar BPOM. Dalam sistem registrasi, proses ini dikenal sebagai registrasi variasi.

Jenis perubahan menentukan mekanisme yang digunakan. Perubahan tertentu dapat masuk kategori variasi minor dengan notifikasi, sedangkan perubahan lain membutuhkan persetujuan BPOM atau termasuk variasi mayor. Karena itu, perusahaan sebaiknya mengidentifikasi terlebih dahulu apa yang berubah, apakah perubahan memengaruhi mutu/keamanan/khasiat, dan apakah informasi pada penandaan ikut berubah.

Dalam pelaksanaannya, pemohon melakukan pengajuan melalui sistem registrasi yang ditetapkan BPOM, mengunggah dokumen yang dipersyaratkan, membayar PNBP sesuai ketentuan, kemudian mengikuti proses evaluasi. Jika sesuai, persetujuan variasi diterbitkan dan penandaan yang disetujui menjadi bagian dari hasil persetujuan.

Mengapa Data Registrasi Obat Tradisional Perlu Diubah Secara Resmi?

Perubahan data bukan sekadar masalah administratif. Data pada izin edar, dokumen registrasi, dan penandaan produk perlu selaras agar perusahaan tidak mengalami kendala ketika melakukan produksi, distribusi, pengawasan, maupun kegiatan promosi.

Misalnya, sebuah perusahaan mengubah nama badan usaha tetapi informasi pada dokumen produk masih menggunakan nama lama. Contoh lainnya adalah perubahan desain kemasan yang ternyata juga mengubah informasi penandaan. Kondisi seperti ini perlu dianalisis terlebih dahulu untuk menentukan jenis variasi yang sesuai.

Dengan melakukan perubahan melalui prosedur yang benar, perusahaan dapat menjaga konsistensi antara data registrasi dan kondisi produk yang sebenarnya.

Manfaat melakukan perubahan data secara tepat:

1. Data izin edar tetap sesuai dengan kondisi perusahaan dan produk.
2. Penandaan produk lebih konsisten dengan persetujuan BPOM.
3. Mengurangi risiko kesalahan administratif saat pemeriksaan atau pengajuan berikutnya.
4. Mempermudah pengelolaan produk ketika melakukan pengembangan usaha.

Cara Mengubah Data Registrasi Obat Tradisional yang Sudah Terdaftar

1. Identifikasi Data yang Akan Diubah

Langkah pertama adalah menentukan bagian mana yang mengalami perubahan. Jangan langsung mengajukan perubahan sebelum mengetahui klasifikasi variasinya.

Perubahan dapat berkaitan dengan data perusahaan, produsen, bahan baku, proses produksi, kemasan, penandaan, maupun aspek teknis produk. Setiap perubahan mempunyai persyaratan dan mekanisme yang dapat berbeda.

Contoh data yang perlu diperiksa:

• Nama badan usaha
• Alamat perusahaan
• Nama atau alamat produsen
• Kemasan
• Penandaan
• Bahan atau komposisi
• Spesifikasi
• Informasi teknis tertentu
• Data pendukung produk

BPOM juga menyediakan kategori variasi yang mencakup perubahan administratif maupun teknis, sehingga jenis perubahan perlu dicocokkan dengan ketentuan yang berlaku.

2. Cek Status Izin Edar dan Dokumen Lama

Sebelum mengajukan perubahan, kumpulkan dokumen produk yang sudah disetujui.

Dokumen lama diperlukan sebagai dasar untuk membandingkan data sebelum dan sesudah perubahan. Dalam persyaratan variasi, BPOM mencantumkan izin edar dan persetujuan registrasi variasi yang telah diterbitkan beserta lampirannya sebagai bagian dari dokumen yang perlu diperhatikan.

Minimal perusahaan sebaiknya menyiapkan:

1. Nomor izin edar.
2. Data produk terakhir yang disetujui.
3. Penandaan terakhir yang disetujui.
4. Dokumen administrasi terkait perubahan.
5. Dokumen teknis yang berhubungan dengan perubahan.

3. Tentukan Jenis Registrasi Variasi

Tahap ini sangat penting karena tidak semua perubahan menggunakan prosedur yang sama.

Secara umum, registrasi variasi obat tradisional mencakup variasi minor dengan notifikasi, variasi minor dengan persetujuan, dan variasi mayor.

Contohnya, BPOM mencantumkan sejumlah perubahan tertentu yang dapat termasuk variasi minor dengan notifikasi, seperti perubahan sistem penomoran bets dan beberapa perubahan teknis tertentu yang tidak memengaruhi aspek penting produk.

Sementara itu, perubahan yang berpotensi berdampak pada aspek mutu, keamanan, khasiat, atau karakteristik produk perlu diperiksa lebih lanjut sebelum menentukan jalur pengajuan.

4. Siapkan Surat Keterangan atau Justifikasi

Untuk perubahan tertentu, perusahaan perlu memberikan penjelasan mengenai alasan perubahan.

Justifikasi membantu menjelaskan:

• Apa data yang berubah?
• Mengapa perubahan dilakukan?
• Data lama seperti apa?
• Data baru seperti apa?
• Apa dampak perubahan terhadap produk?
• Dokumen apa yang mendukung perubahan tersebut?

Standar pelayanan BPOM menyebutkan bahwa dokumen administratif untuk registrasi variasi dapat berupa surat keterangan atau justifikasi terhadap perubahan yang diajukan, sedangkan dokumen teknis disesuaikan dengan perubahan yang dilakukan. BPOM

5. Siapkan Dokumen Teknis

Jika perubahan menyangkut aspek teknis, dokumen pendukung harus disesuaikan dengan jenis perubahan.

Sebagai contoh, perubahan komposisi tidak dapat diperlakukan sama dengan perubahan alamat perusahaan. Perubahan yang berhubungan dengan formula atau aspek mutu membutuhkan evaluasi yang lebih mendalam dibandingkan perubahan administratif sederhana.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya fokus pada formulir pengajuan, tetapi juga memeriksa apakah seluruh dokumen pendukung sudah konsisten.

6. Ajukan Melalui Sistem Registrasi BPOM

Setelah dokumen siap dan jenis variasi telah ditentukan, pengajuan dilakukan melalui sistem registrasi yang berlaku.

Dalam alur registrasi variasi, pemohon melakukan login, mengisi data pengajuan dan mengunggah persyaratan pada sistem e-registrasi Obat Tradisional/Suplemen Kesehatan atau ASROT. Setelah itu dapat diterbitkan Surat Perintah Bayar dan pemohon melakukan pembayaran PNBP.

Setelah pembayaran, pengajuan masuk ke proses evaluasi.

7. Ikuti Evaluasi dan Tanggapan BPOM

Setelah pengajuan diterima, dokumen akan dievaluasi.

Apabila persyaratan telah sesuai, BPOM dapat menerbitkan persetujuan variasi. Namun jika masih terdapat dokumen atau informasi yang perlu dilengkapi, pemohon dapat menerima permintaan tambahan data. Apabila persyaratan tidak terpenuhi atau tambahan data tidak dipenuhi sesuai ketentuan, pengajuan dapat ditolak.

Karena itu, ketelitian pada tahap awal dapat membantu mengurangi potensi perbaikan.

Contoh Perubahan Data Registrasi Obat Tradisional

Berikut 10 contoh perubahan yang dapat terjadi pada produk obat tradisional dan perlu dianalisis berdasarkan jenis variasinya.

1. Perubahan Nama Perusahaan

Perusahaan mengganti nama badan usaha tetapi produk masih terdaftar menggunakan nama sebelumnya. Data perusahaan perlu disesuaikan dengan dokumen legal terbaru.

2. Perubahan Alamat Perusahaan

Perusahaan pindah alamat atau melakukan perubahan informasi alamat. Perlu diperiksa apakah perubahan tersebut hanya administratif atau berkaitan dengan lokasi fasilitas produksi.

3. Perubahan Nama Produsen

Jika nama produsen berubah, perusahaan perlu memastikan status dan dokumen produsen sesuai dengan data yang telah disetujui.

4. Perubahan Alamat Produsen

Perubahan alamat produsen harus dianalisis lebih lanjut, terutama jika perubahan alamat tersebut menunjukkan perpindahan lokasi fasilitas produksi.

5. Perubahan Desain Kemasan

Perusahaan dapat melakukan pembaruan desain kemasan untuk kebutuhan branding. Namun informasi yang tercantum pada kemasan tetap harus sesuai dengan penandaan yang disetujui.

6. Perubahan Penandaan

Perubahan informasi pada label atau penandaan merupakan salah satu aspek yang perlu diperiksa secara hati-hati karena dapat berhubungan dengan persetujuan produk.

7. Perubahan Bahan atau Komposisi

Perubahan bahan atau komposisi merupakan contoh perubahan yang membutuhkan pemeriksaan teknis lebih mendalam karena dapat berkaitan dengan mutu, keamanan, atau khasiat.

8. Perubahan Spesifikasi

Perusahaan yang melakukan perubahan spesifikasi bahan baku atau produk jadi perlu memastikan bahwa perubahan tersebut memenuhi ketentuan yang berlaku.

9. Perubahan Sistem Penomoran Bets

Perubahan sistem penomoran bets merupakan salah satu contoh yang tercantum dalam kategori variasi minor dengan notifikasi pada layanan registrasi OTSKK BPOM.

10. Perubahan Informasi Produk

Perubahan informasi produk yang berkaitan dengan dokumen registrasi atau penandaan perlu dianalisis terlebih dahulu agar mekanisme variasinya tepat dan tidak bertentangan dengan persetujuan sebelumnya.

Berapa Biaya Mengubah Data Registrasi Obat Tradisional?

Biaya perubahan data tidak selalu sama karena bergantung pada jenis variasi yang diajukan.

Data tarif PNBP BPOM yang tersedia saat ini mencantumkan beberapa kategori registrasi variasi obat tradisional, antara lain:

Tarif tersebut merupakan PNBP, sehingga biaya jasa pendampingan atau konsultasi, apabila menggunakan konsultan, merupakan komponen yang berbeda.

Dengan demikian, sebaiknya jangan menentukan biaya hanya berdasarkan nama perubahan. Jenis variasinya harus ditentukan terlebih dahulu.

Berapa Lama Proses Perubahan Data Registrasi?

Waktu proses dapat berbeda berdasarkan jenis perubahan, kelengkapan dokumen, evaluasi BPOM, serta apakah diperlukan tambahan data atau perbaikan.

Untuk layanan pendampingan, PERMATAMAS menawarkan target proses layanan hingga sekitar 10 hari kerja, dengan catatan waktu tersebut merupakan waktu layanan/pendampingan dan bukan jaminan waktu evaluasi atau persetujuan BPOM.

Pengajuan yang lengkap dan konsisten sejak awal dapat membantu mengurangi risiko proses menjadi lebih panjang akibat permintaan perbaikan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengubah Data Registrasi

Beberapa kesalahan dapat membuat proses menjadi lebih rumit.

1. Langsung Mengubah Kemasan Tanpa Mengecek Penandaan

Kemasan baru seharusnya tidak dibuat hanya berdasarkan desain marketing. Informasi regulatori harus diperiksa terlebih dahulu.

2. Salah Menentukan Jenis Variasi

Tidak semua perubahan termasuk variasi minor. Kesalahan klasifikasi dapat menyebabkan dokumen yang disiapkan tidak sesuai.

3. Dokumen Lama Tidak Dicocokkan

Data terbaru harus dibandingkan dengan dokumen persetujuan terakhir.

4. Justifikasi Terlalu Umum

Alasan perubahan harus jelas dan didukung dokumen yang relevan.

5. Mengabaikan Dampak Perubahan

Perubahan formula, bahan, proses, atau informasi produk dapat memiliki konsekuensi berbeda sehingga perlu dianalisis berdasarkan jenis perubahan.

Hubungan Izin Edar, Legalitas Perusahaan, Merek, dan Halal

Legalitas Perusahaan

Data badan usaha menjadi bagian penting dalam administrasi produk. Bagi perusahaan yang sedang membangun atau memperbarui legalitas badan usaha, pendirian PT dapat dipersiapkan sejak awal melalui layanan yang sesuai.

Informasi mengenai pendirian PT dapat dipelajari melalui Jasa Pendirian PT PERMATAMAS.

Pendaftaran Merek

Selain izin edar, merek produk obat tradisional juga penting untuk perlindungan identitas bisnis. Pendaftaran merek dilakukan melalui mekanisme kekayaan intelektual dan sebaiknya dipertimbangkan sebelum investasi branding dan distribusi semakin besar.

Pelaku usaha dapat mempelajari layanan Daftar Merek HAKI.

Sertifikasi Halal

Untuk aspek halal, pelaku usaha juga perlu memperhatikan ketentuan sertifikasi halal yang berlaku bagi produk dan kategorinya. Informasi layanan sertifikasi halal dapat dilihat melalui Sertifikasi Halal.

BPOM dan BPJPH juga telah memperkuat integrasi data halal dengan data Nomor Izin Edar, termasuk dalam konteks sistem registrasi obat tradisional.

Mengapa Perlu Mengubah Data Registrasi dengan Tepat?

Data produk yang sudah terdaftar tetap perlu diperbarui ketika terjadi perubahan yang relevan. Jangan sampai kondisi aktual produk berbeda dengan data yang tersimpan dalam registrasi.

Jenis perubahan menentukan jalur pengajuan. Karena itu, perusahaan perlu mengetahui apakah perubahan termasuk variasi minor dengan notifikasi, minor dengan persetujuan, atau variasi mayor.

Dengan pendampingan yang tepat, perusahaan dapat lebih mudah memetakan perubahan, menyiapkan dokumen, menyusun justifikasi, dan melakukan pengajuan secara lebih terarah.

Jika perusahaan Anda memiliki produk obat tradisional yang sudah terdaftar tetapi membutuhkan perubahan data, lakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap dokumen izin edar terakhir dan data produk. Untuk informasi layanan registrasi BPOM, salah satu kanal resmi yang dapat digunakan adalah

Mengapa Memilih Pendamping Berpengalaman?

Perubahan registrasi membutuhkan ketelitian karena setiap produk memiliki kondisi dan riwayat registrasi yang berbeda.

Pemahaman mengenai variasi minor, variasi mayor, dokumen administratif, dokumen teknis, dan penandaan membantu menentukan strategi pengajuan yang sesuai.

Acuan utama harus berasal dari ketentuan dan sistem resmi BPOM. Informasi kategori variasi dan alur registrasi sebaiknya selalu diverifikasi berdasarkan ketentuan terbaru.

Dokumen harus disiapkan berdasarkan kondisi produk yang sebenarnya, bukan sekadar untuk memenuhi persyaratan administratif.

Mengapa Menggunakan Jasa PERMATAMAS?

PERMATAMAS membantu pelaku usaha melakukan konsultasi dan pendampingan pengurusan perubahan data registrasi obat tradisional, mulai dari pemeriksaan dokumen hingga proses pengajuan.

Keunggulan layanan:

• Proses cepat: layanan ditargetkan hingga 10 hari kerja
• Berpengalaman: sejak tahun 2011
• Terpercaya: +2.000 izin edar telah terbit
• Aman & resmi: pendampingan proses melalui sistem resmi yang berlaku
• Garansi: 100% uang kembali sesuai ketentuan layanan apabila kegagalan disebabkan kesalahan tim

Catatan: waktu layanan 10 hari kerja merupakan target layanan pendampingan, sedangkan waktu evaluasi dan keputusan BPOM mengikuti proses serta ketentuan BPOM.

Kesimpulan

Cara mengubah data registrasi obat tradisional yang sudah terdaftar dimulai dari mengidentifikasi perubahan, memeriksa izin edar dan dokumen terakhir, menentukan kategori variasi, menyiapkan dokumen administratif serta teknis, kemudian melakukan pengajuan melalui sistem BPOM.

Hal terpenting adalah jangan menganggap semua perubahan sebagai perubahan administratif biasa. Perubahan komposisi, penandaan, produsen, kemasan, atau informasi produk dapat memiliki mekanisme yang berbeda. BPOM sendiri membagi registrasi variasi obat tradisional ke dalam beberapa kategori, termasuk variasi minor dengan notifikasi, minor dengan persetujuan, dan variasi mayor.

Dengan dokumen yang lengkap dan klasifikasi variasi yang tepat, proses perubahan data dapat dilakukan dengan lebih terarah dan meminimalkan risiko perbaikan.

Butuh bantuan mengubah data registrasi obat tradisional? Konsultasikan kondisi produk dan data izin edar Anda bersama PERMATAMAS.

KONSULTASI GRATIS